Eine gute Buchhaltung ist das Herzstück jedes Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass du den Überblick über deine Finanzen behältst, gesetzliche Anforderungen erfüllst und fundierte Entscheidungen treffen kannst. Doch was gehört eigentlich zur laufenden Buchhaltung und welche Pflichten musst du beachten?
Hinweis: Dieser Beitrag dient nur allgemeinen Informationszwecken und stellt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Für verbindliche Auskünfte sind ausschließlich Steuerberater, Rechtsanwälte oder Notare zuständig.
1. Was bedeutet „laufende Buchhaltung“?
Die laufende Buchhaltung umfasst alle regelmäßigen Vorgänge, die im täglichen Geschäftsleben entstehen, z. B.:
- Erfassen von Einnahmen und Ausgaben
- Sortieren und Aufbewahren von Belegen
- Verbuchen von Rechnungen
- Kontenabgleich mit der Bank
Ziel ist es, jederzeit einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu haben.
2. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
In Deutschland gilt: Keine Buchung ohne Beleg!
Wichtige Fristen:
- 10 Jahre: Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt
Alles muss geordnet, vollständig und jederzeit verfügbar sein – auch digital.
3. Umsatzsteuer richtig handhaben
Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss:
- Rechnungen mit korrektem Steuerausweis erstellen
- Vorsteuer aus Eingangsrechnungen prüfen
- Regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt senden (monatlich, vierteljährlich oder jährlich)
4. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder doppelte Buchführung?
Je nach Unternehmensform und Umsatzgröße kann die Buchführungspflicht variieren:
- EÜR: einfache Gewinnermittlung, oft bei Einzelunternehmen und Freiberuflern
- Doppelte Buchführung: Pflicht z. B. für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) oder ab bestimmten Umsatz-/Gewinngrenzen
5. Lohnbuchhaltung bei Mitarbeitern
Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, kommen weitere Pflichten hinzu:
- Arbeitsverträge dokumentieren
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
- Steuer- und Sozialabgaben abführen
- Meldungen an Krankenkassen und Behörden übermitteln
6. Fristen einhalten
Typische Fristen sind:
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: monatlich oder vierteljährlich
- Zusammenfassende Meldung (bei EU-Leistungen): monatlich/vierteljährlich
- Jahresabschlüsse oder EÜR: nach Geschäftsjahresende (i. d. R. bis 31.07. des Folgejahres)
- Aufbewahrungsfristen: 6 bzw. 10 Jahre
Wer Fristen verpasst, riskiert Mahnungen, Zinsen oder Bußgelder.
7. Warum eine gute Organisation entscheidend ist
Eine saubere laufende Buchhaltung hilft dir:
- Liquiditätsprobleme früh zu erkennen
- Steuern korrekt zu berechnen
- Förderungen oder Kredite zu erhalten
- professionelle Außenwirkung zu zeigen
8. Buchhaltung selbst machen oder abgeben?
Du kannst die Buchhaltung:
- selbst erledigen (mit Software & Know-how)
- teilweise auslagern (z. B. nur Löhne oder USt-Voranmeldungen)
- komplett an einen Experten geben (Steuerberater / Buchhaltungsservice)
Viele Unternehmer starten selbst und geben mit wachsendem Geschäft Aufgaben ab.
Fazit
Die laufende Buchhaltung ist kein notwendiges Übel – sie ist eine zentrale Grundlage für deinen Erfolg. Wer Belege ordentlich führt, Fristen einhält und seine Zahlen versteht, hat mehr Kontrolle über sein Unternehmen und kann besser planen.
Tipp: Nutze digitale Tools und arbeite bei Unsicherheiten mit einem Experten zusammen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
